¿Cada cuándo se renueva el SASISOPA?
El SASISOPA no se renueva: no es un permiso con fecha de caducidad. Lo que sí tiene calendario son tres obligaciones —el informe anual, la auditoría externa y la actualización cuando cambia la instalación—, cada una con el artículo del DOF que la sostiene.
Lo que necesita saber
- El SASISOPA no se renueva. No es un permiso con fecha de caducidad, así que no hay trámite de renovación que hacer ni aviso de vencimiento que esperar.
- Lo que sí tiene calendario son tres obligaciones: el informe anual, la auditoría externa y la actualización cuando cambia la instalación.
- La fecha más cercana es el 31 de marzo: el informe anual se presenta dentro del primer trimestre de cada año.
- La auditoría externa va cada dos años y sólo la puede hacer un auditor autorizado por la Agencia. Una auditoría interna no cuenta.
- La que más se olvida no tiene fecha: si la instalación cambió y el SASISOPA no, su sistema describe algo que ya no existe.
Contenido de esta guía
Es la pregunta que más nos llega por teléfono, y viene con una trampa dentro: el SASISOPA no se renueva, porque no es un permiso con fecha de caducidad.
Es un sistema de administración. Lo que sí tiene calendario son las obligaciones que lo mantienen vivo, y ésas no avisan. Quien espera un correo de vencimiento que nunca va a llegar es justo quien acaba recibiendo un requerimiento de la ASEA.
Esta guía ordena las tres fechas que sí existen alrededor del SASISOPA, con el artículo y la publicación del Diario Oficial que las sostiene. Sin plazos inventados y sin cifras de multa: sólo lo que está publicado.
La fecha que corre ahora mismo
El informe anual del SASISOPA se presenta dentro del primer trimestre de cada año, sobre el ejercicio que acaba de cerrar. Es decir, del 1 de enero al 31 de marzo. Si el del año pasado no se presentó, esperar al siguiente enero no lo resuelve: lo acumula.
Por qué el SASISOPA no caduca, y qué caduca en su lugar
Las Disposiciones administrativas de carácter general que regulan el SASISOPA para distribución y expendio al público —publicadas en el DOF el 16 de junio de 2017 y en vigor desde el 14 de octubre de ese año— no fijan vigencia ni caducidad para la autorización del sistema.
Lo que establecen es otra cosa: un seguimiento permanente. Informe anual, auditorías externas y actualización cuando la instalación cambia. El SASISOPA no vence por el paso del tiempo; deja de valer cuando deja de reflejar la realidad.
Dicho de otro modo: su SASISOPA sigue siendo válido mientras usted siga demostrando que lo implementa. En el momento en que deja de reportar, deja de auditarse o modifica la instalación sin actualizarlo, el papel que tiene guardado ya no describe lo que ocurre en su planta o en su estación.
La confusión de la que sale la pregunta
Casi todo lo demás en el sector sí caduca: el permiso, la póliza, el dictamen. Es razonable suponer que el SASISOPA funciona igual. No funciona igual, y esa suposición es la que hace que el expediente se quede quieto tres años.
Las tres fechas del calendario real del SASISOPA
No hay una fecha de renovación, pero hay tres momentos en los que el sistema tiene que producir algo. Dos están en el calendario y el tercero depende de usted.
Cada año: el informe anual, dentro del primer trimestre
El artículo 37 de las Disposiciones es explícito: los regulados «deberán presentar a la Agencia, en el primer trimestre de cada año, un informe anual de resultados del año inmediato anterior para el seguimiento al Desempeño».
No es un trámite de forma: es la evidencia de que el sistema operó. Si durante el año no se levantaron indicadores, no se registraron incidentes ni se documentaron acciones correctivas, el informe del SASISOPA no tiene con qué llenarse. Y eso se nota al leerlo.
Cada dos años: la auditoría externa
Aquí la referencia es otra publicación distinta: las Disposiciones administrativas de carácter general para llevar a cabo las Auditorías Externas a la operación y el desempeño de los Sistemas de Administración, publicadas en el DOF el 24 de enero de 2017.
Su artículo 7 lo fija sin rodeos: «Las Auditorías Externas al Sistema de Administración de los Regulados, deben ser realizadas por lo menos una vez cada dos años». El mismo artículo aclara quién puede ejecutarlas: el regulado contrata auditores externos autorizados por la Agencia.
Conviene subrayarlo porque es un error caro: no sirve una auditoría interna, ni una del corporativo, ni una de un consultor sin esa autorización. Para efectos del SASISOPA, sólo cuenta la que hace quien está autorizado para hacerla.
Y dos plazos más que suelen tomar por sorpresa: el auditor líder entrega el informe en un plazo que no excede los cinco días hábiles posteriores a la reunión de cierre (artículo 24), y una vez recibido, el regulado elabora su plan de atención de hallazgos (artículo 25). La auditoría del SASISOPA no termina el día que el auditor se va de la instalación: ahí empieza la parte que le toca a usted.
Cuando la instalación cambia: la actualización
No tiene fecha en el calendario, y por eso es la que más se olvida. Las Disposiciones prevén que el regulado solicite el registro de la conformación de un sistema nuevo si decide cambiar de sistema (artículo 42), y que pida la modificación cuando decida implementarlo en instalaciones nuevas (artículo 43).
El alcance es más largo de lo que parece: el SASISOPA acompaña todas las etapas del proyecto, incluidos el desmantelamiento y el abandono (artículo 35). No es un documento de arranque, es un documento de ciclo de vida.
Traducido a la práctica: si abrió una estación más, si amplió el almacenamiento, si cambió de razón social o si modificó el proceso, su SASISOPA describe una instalación que ya no existe.
→ Deslice para ver la tabla completa
| Obligación | Cuándo | Fundamento |
|---|---|---|
| Informe anual | Primer trimestre de cada año, sobre el ejercicio anterior | Art. 37 · DACG DOF 16/06/2017 |
| Auditoría externa | Al menos una vez cada dos años, con auditor autorizado | Art. 7 · DACG DOF 24/01/2017 |
| Informe de la auditoría | Máximo cinco días hábiles tras la reunión de cierre | Art. 24 · DACG DOF 24/01/2017 |
| Plan de atención de hallazgos | Tras recibir el informe del auditor | Art. 25 · DACG DOF 24/01/2017 |
| Actualización del sistema | Cuando cambia el sistema o se suman instalaciones | Arts. 42 y 43 · DACG DOF 16/06/2017 |
SASISOPA industrial y SASISOPA comercial no son el mismo trámite
Antes de buscar plazos conviene saber en cuál de los dos marcos está usted, porque son publicaciones distintas y se confunden con facilidad.
- 1SASISOPA industrial — Actividades del Sector Hidrocarburos en general. Publicado en el DOF el 13 de mayo de 2016.
- 2SASISOPA comercial — Expendio al público de gas natural; distribución y expendio al público de gas L.P. y de petrolíferos. Publicado en el DOF el 16 de junio de 2017.
El artículo 3 de las Disposiciones de 2017 delimita el segundo grupo con precisión: expendio al público de gas natural; distribución y expendio al público de gas licuado de petróleo; y distribución y expendio al público de petrolíferos.
Si usted opera una estación de servicio, una planta de distribución de gas L.P. o un expendio, ése es su marco y ahí están los plazos de su SASISOPA. Hay además un Acuerdo modificatorio publicado el 2 de agosto de 2018 que ajustó varios artículos de esas Disposiciones —entre ellos el 8, el 18 y el 43—, aunque no tocó el artículo 37, que es el del informe anual.
El dictamen del Tercero Autorizado, y el detalle que cambia el presupuesto
Las Disposiciones piden, junto con los documentos del sistema, un dictamen emitido por un Tercero autorizado por la Agencia con el resultado de la evaluación técnica del programa de implementación: el artículo 8 para expendio al público, y el artículo 18 —dictamen de correspondencia— para distribución.
Y aquí hay un detalle que cambia el presupuesto de una cadena entera: para la conformación del SASISOPA basta un dictamen, pero para la autorización se emite un dictamen por cada instalación. Quien planea con un solo dictamen una red de ocho estaciones se lleva una sorpresa a mitad del proyecto.
Ese dictamen no lo puede firmar el permisionario ni su consultor. Tiene que venir de un tercero autorizado, que es la figura bajo la que trabajamos: una unidad de inspección acreditada, no una consultoría.
¿Su SASISOPA describe la instalación que tiene hoy?
Descríbanos su instalación y le decimos en qué punto está: si el informe anual está al corriente, cuándo le toca la auditoría externa y si hay una actualización pendiente. Por escrito y sin compromiso.
Ver todas las guíasCómo saber hoy en qué punto está su SASISOPA
Tres comprobaciones que puede hacer esta misma tarde con el expediente delante. No necesita a nadie para ninguna de las tres.
- ✓Busque la fecha de su última auditoría externa. Si va para dos años, ya debería estar programándola, no buscándola. Un auditor autorizado no siempre tiene hueco la semana que usted lo llama.
- ✓Revise si presentó el informe anual del ejercicio pasado dentro del primer trimestre. Si no, no espere al siguiente enero para ponerse al corriente del SASISOPA.
- ✓Haga una lista de lo que cambió en la instalación desde que se autorizó el sistema: dispensarios, tanques, capacidad, razón social, proceso. Si hay algo en esa lista, hay una actualización pendiente.
Si de las tres sale al menos una en rojo, el SASISOPA que tiene guardado y el que la ASEA esperaría encontrar no son el mismo documento. No es grave si se atiende; se vuelve grave cuando la diferencia la descubre un visitador.
Preguntas frecuentes sobre el SASISOPA
Entonces, ¿nunca tengo que volver a tramitar nada?
Trámite de renovación, no. Pero el SASISOPA le genera obligaciones todos los años: el informe anual siempre, la auditoría externa cada dos y la actualización cuando la instalación cambia. Es más trabajo repartido que un trámite grande cada cinco años.
¿Me sirve la auditoría que hace mi corporativo?
Para sus propios fines, sí. Para cumplir con el artículo 7 de las Disposiciones de Auditorías Externas, no: el texto pide auditores externos autorizados por la Agencia. Una auditoría interna del SASISOPA es una buena práctica, no el cumplimiento de esa obligación.
Cambié de razón social. ¿Eso afecta al SASISOPA?
El sistema autorizado está a nombre de un regulado concreto y describe unas instalaciones concretas. Si cambió cualquiera de las dos cosas, hay que revisar si procede la modificación prevista en los artículos 42 y 43. La respuesta depende del caso, pero la revisión no es opcional.
¿Cuántos dictámenes necesito si tengo varias estaciones?
Para la conformación del SASISOPA, uno. Para la autorización, uno por cada instalación. Es la diferencia que más descuadra presupuestos en cadenas y grupos con varias estaciones, y conviene tenerla clara antes de cotizar el proyecto completo.
Voy a cerrar una instalación. ¿El SASISOPA se da de baja y ya?
No es un simple cierre de expediente. El artículo 35 de las Disposiciones señala que el sistema acompaña todas las etapas del proyecto, y menciona expresamente el desmantelamiento y el abandono. El SASISOPA sigue aplicando mientras esas etapas ocurren.
¿Qué pasa si llevo años sin presentar el informe anual?
Lo primero es ponerse al corriente y documentar el periodo, no esperar al siguiente enero. Sobre las consecuencias concretas no publicamos cifras ni artículos sancionadores que no hayamos verificado uno por uno: eso se revisa con el caso en la mano y con la disposición aplicable delante.
Conclusión: el SASISOPA no vence, se abandona
La pregunta con la que empieza esta guía —cada cuándo se renueva el SASISOPA— tiene una respuesta corta que decepciona a casi todo el mundo: nunca, porque no caduca. Y una respuesta larga que es la que importa: cada año hay un informe, cada dos una auditoría y cada cambio de instalación una actualización.
Un SASISOPA no se pierde por vencimiento. Se pierde por abandono, y el abandono no tiene fecha: se acumula en silencio hasta que alguien pide ver el expediente. Las tres comprobaciones de más arriba toman una tarde y le dicen exactamente dónde está.
Puede consultar el texto íntegro de las Disposiciones en el Diario Oficial de la Federación, y el resto de nuestras guías de cumplimiento en el blog.
Así que la pregunta útil no es cuándo se renueva. Es otra, y se responde con el expediente abierto: ¿su SASISOPA describe la instalación que tiene hoy, o la que tenía el día que se autorizó?
